Project Description

LA  DIFFERENZA  E’  NELL’EFFICIENZA

Casse automatiche per la gestione e il pagamento dei servizi universitari

Prodotti belli, dall’apparenza solida e dalle caratteristiche formali ineccepibili ce ne sono molti. Ma le aziende in grado di rispondere con tempismo e professionalità alle concrete esigenze della clientela sono poche anzi, pochissime. A raccontarcelo, un testimonial d’eccezione: Massimo Fortini , Direttore dell’Ente Regionale per il diritto allo Studio Universitario (E.R.S.U. di Urbino), che ha trovato in DATA4 un partner a tutto tondo.

Il Dott. Massimo Fortini è il Direttore dell’Ente Regionale per il diritto allo Studio Universitario (E.R.S.U. di Urbino). Con lui, attento osservatore delle problematiche organizzative di un sistema complesso come quello universitario, abbiamo cercato di capire pregi e difetti, plus e minus, delle nuove tecnologie gestionali, con particolare riferimento alle casse automatiche per il pagamento dei servizi.

Dott.Fortini, sappiamo che l’E.R.S.U. di Urbino ha scelto la via della tecnologia per semplificare i pagamenti di alcuni servizi. Quando avete avviato il progetto?
Dieci anni fa, abbiamo avviato una collaborazione con un istituto di credito. Collaborazione che prevedeva la fornitura delle macchine e dei relativi software, oltre alla gestione complessiva di tutto il sistema.

Come sono andate, le cose?
Non bene, in quanto problemi tecnici e burocratici ci hanno impedito di rendere operativo il progetto.

E poi?
Quando siamo riusciti a superare lo stallo tecnico/burocratico, e le macchine sono state attivate, abbiamo scoperto che non funzionavano a dovere. Fermi continui, assistenze poco efficienti, software inadeguato, insomma, e abbiamo sospeso il progetto.

Ma questo non vi ha fatto perdere determinazione, a quanto sembra?
No. Siamo sempre stati convinti della necessità di sveltire tutte le procedure, utilizzando le soluzioni messe a disposizione dalle più moderne tecnologie. Ci siamo mossi autonomamente, indicendo una gara d’appalto aperta a tutte le aziende italiane produttrici di Casse automatiche.

Un appalto a cui hanno partecipato in molti?
No. Solo due aziende presentavano i requisiti idonei. Una di queste era l’azienda che ci aveva fornito le prime casse, l’altra invece era la Data4.

Chi si è aggiudicato la vostra gara?
DATA4, il cui prodotto ha soddisfatto le nostre necessità.

Ci aiuti a capire…
Volentieri. L’azienda ci ha seguiti fin da subito con molta attenzione. Prima di tutto aiutandoci con uno studio personalizzato sul software gestionale. Non solo. Le macchine di Data4 sono molto efficienti, creano pochissimi problemi. In caso di necessità il servizio di assistenza interviene con competenza e tempismo ineccepibili.

Quindi ad oggi potete finalmente dire che il gioco vale la candela?
Si.
Con le casse automatiche DATA4 abbiamo semplificato tutta una serie di servizi, migliorato in efficienza, e alleggerito il nostro personale da incombenze inutili.

A quali funzioni sono preposte le vostre macchine?
Quando abbiamo iniziato a lavorare con DATA4 le macchine operative erano solo due, e si limitavano a gestire i pagamenti delle mense. Oggi sono cinque, e assolvono a tutte le funzioni di pagamento dei servizi mensa, trasporto, alloggio, noleggio video e prestito libri.

Ma come funzionano, le casse automatiche?
Le casse automatiche per noi sono uno strumento di versamento in ‘conto’, non di pagamento, L’utente è dotato di una carta magnetica personale che ritira presso i nostri uffici. Si reca alla cassa automatica, vi immette le banconote, il cui valore viene accreditato sul conto legato alla carta; l’utente utilizza i servizi messi a disposizione dall’Ente (mensa, biblioteca, ecc.) pagando con la carta magnetica fino all’esaurimento del credito sul proprio conto.

E voi, che riscontro avete, delle operazioni effettuate?
Le casse automatiche sono collegate al server centrale. Ogni versamento in conto ed ogni pagamento di servizio viene singolarmente tracciato sui nostri database. Abbiamo un controllo costante e completo sia delle casse automatiche sia dei servizi erogati. Grazie al software da noi predisposto abbiamo la rendicontazione dei dati contabili e statistici in automatico ed in tempo reale. Siamo dunque in condizione di sapere sempre quello che sta succedendo con il minimo sforzo.

Possiamo chiederle di dare suggerimento ai suoi colleghi che ancora non hanno avviato il sistema di gestione automatico del pagamento dei servizi?
Credo che per una struttura orientata all’informatizzazione, queste macchine rappresentino una opportunità non da poco per migliorare in efficienza, sotto tutti i punti di vista. D’altro canto mi sento di sottolineare che è necessario scegliere il fornitore con molta attenzione, tenendo presente che oltre alla qualità del prodotto essenziale è anche il supporto pre e post vendita.

Per concludere: queste macchine costringono a investimenti molto onerosi?
L’investimento da prevedere non è certo irrisorio, ma si ammortizza in fretta: sotto il profilo gestionale sono sufficienti un paio d’anni, mentre dal punto di vista contabile è opportuno prevederne quattro o cinque.